Cara mengubah informasi OTA saat memperbarui atau mengubah sertifikat bisnis
Itu tidak berakhir dengan melaporkan perubahan pada otoritas yang kompeten. OTA tidak tercermin secara otomatis.
2026.09.09
Saat menjalankan hotel, agak jarang informasi yang awalnya dilaporkan tetap sama. Nama bisnis diganti namanya, jumlah kamar ditingkatkan dengan memperluas, dan operator sering diubah. Dalam hal ini, mudah bagi bos untuk berpikir bahwa mereka telah menyelesaikan pekerjaan mereka setelah memproses laporan perubahan dengan otoritas yang kompeten. Tapi masalahnya adalah selanjutnya. Jika Anda telah mendaftarkan akomodasi Anda di beberapa OTA, Perubahan yang diproses oleh otoritas yang kompeten tidak secara otomatis tercermin pada setiap platform. Informasi harus diperbarui secara terpisah untuk setiap platform, dan jika proses ini terlewatkan, akan ada perbedaan antara informasi di halaman reservasi dan informasi lisensi yang sebenarnya.
๐ Prosedur pembaruan dan dokumen yang diperlukan berbeda untuk setiap OTA
Item umum yang akan diberitahukan kepada OTA ketika rincian sertifikat bisnis berubah termasuk nama bisnis, perwakilan (operator), jumlah kamar, dan detail alamat. Masalahnya adalah bahwa setiap platform memiliki cara yang berbeda untuk memperbarui informasi ini. Beberapa tempat dapat dimodifikasi langsung di pusat mitra, yang lain memerlukan penyerahan dokumen perubahan kepada manajer yang bertanggung jawab untuk persetujuan, dan yang lain memerlukan prosedur yang dekat dengan tinjauan untuk perubahan ukuran tertentu atau lebih besar (seperti perubahan perwakilan atau peningkatan signifikan dalam jumlah kamar). Waktu pemrosesan dan format dokumen yang diperlukan juga bervariasi dari platform ke platform, jadi sebaiknya tidak mengatakan, โSaya telah mendaftar di satu tempat, jadi tempat lain akan serupa.โ Ada juga OTA yang secara otomatis mencerminkan informasi laporan penjualan dalam hubungannya dengan sistem, dan bahkan dalam kasus ini, ruang lingkup refleksi (apakah itu semua item atau beberapa item) dapat bervariasi tergantung pada kebijakan platform, jadi konfirmasi diperlukan terlebih dahulu.
โ ๏ธ Masalah yang disebabkan oleh penundaan pembaruan
keadaan | Kemungkinan masalah |
Perubahan nama perusahaan tidak tercermin | Nama pada konfirmasi pemesanan dan informasi pembayaran berbeda dari nama sebenarnya pada papan nama/dokumen, menyebabkan kebingungan di antara tamu |
Perubahan jumlah kamar tidak tercermin | Risiko overbooking (overbooking) karena kurangnya inventaris antara kamar dan sistem yang dapat dijual aktual |
Perubahan perwakilan tidak tercermin | Penyelesaian mungkin tertunda karena perbedaan antara akun penyelesaian dan penerbit faktur pajak |
Pembaruan dokumen itu sendiri hilang | Tidak ada dokumen terkini pada saat pemeriksaan rutin dan pemeriksaan ulang, jadi tinjauan diterima atau paparan dibatasi |
Secara khusus, jika informasi perwakilan atau operator telah berubah dan pembaruan ditunda, mungkin ada penundaan karena perbedaan dokumen selama fase penyelesaian bahkan jika reservasi diterima secara normal. Jika perubahan dilakukan, perlu untuk membiasakan mengumpulkan pembaruan OTA sesegera mungkin dan pada saat yang sama terlepas dari pemrosesan oleh otoritas yang kompeten yang sedang dalam proses pelaporan.
โ Daftar periksa untuk memeriksa saat melakukan perubahan
Sudahkah otoritas yang berwenang mengeluarkan salinan terbaru dari sertifikat pendaftaran usaha yang direvisi (atau sertifikat pendaftaran)
Apakah Anda secara akurat memilah perubahan aktual dalam nama perusahaan, nama perwakilan, jumlah kamar, dan alamat
Sudahkah Anda mencantumkan daftar semua OTA terdaftar dan memeriksa prosedur masing-masing platform untuk mengubah informasi (apakah koreksi diri dimungkinkan, apakah dokumen harus diserahkan)
Apakah Anda menanyakan tentang periode pemrosesan untuk setiap platform terlebih dahulu dan menyesuaikan operasi kalender reservasi sehingga tidak ada celah dalam pengoperasian kalender reservasi
Sudahkah Anda memeriksa ulang apakah informasi properti (nama, jenis kamar, deskripsi foto, dll.) yang ditampilkan setelah perubahan selesai cocok dengan yang sebenarnya
๐ฏ Menyelesaikan
Titik di mana informasi lisensi berubah mungkin tampak sepele, tetapi jika terlewatkan, itu dapat menyebabkan masalah yang merepotkan selama proses reservasi dan penyelesaian. Setelah Anda melaporkan perubahan, kami sarankan menyisihkan waktu untuk memeriksa semua pusat mitra OTA terdaftar satu per satu.